Професия Деловодител

Деловодителят играе ключова роля в административната структура на една организация. Той се занимава с организирането, управлението и съхранението на документи и кореспонденция, което е от съществено значение за ефективното функциониране на фирмите, учрежденията и институциите. Деловодителят осигурява правилното движение на документацията и поддържа архивите в изряден вид.

Деловодителите могат да се развиват в кариерата си чрез придобиване на допълнителни умения и квалификации. Те могат да се издигнат до административни мениджъри, ръководители на офис или други управленски позиции в административната структура на организацията.

Деловодител, код 3460301, Деловодство и архив, първа степен на продесионална квалификация 

Присъствено

Описание

Деловодителят извършва трудовата си дейност в предприятия от различни отрасли на
стопанството, държавната администрация и финансовите институции, обработва служебната кореспонденция по утвърден правилник за документооборота в предприятието. Той приема, регистрира, разпределя според предназначението и предава в структурните звена на предприятието входящата кореспонденция ръчно или в автоматизирана деловодна програма. Оформя и регистрира изходящата кореспонденция според адресатите и осигурява нейното
изпращане по адреси.

Деловодителят копира документите от входящата и изходящата документация,
подрежда ги в обособени папки и следи спазването на сроковете за отговор съгласно
регламентираните правила. Той предоставя своевременно справки по състоянието и
движението на входящата и изходящата кореспонденция и при необходимост копира
документи на прекия си ръководител или на други членове на екипа на организацията.

При изпълнение на трудовите дейности осъществява контрол за опазване на
търговската и фирмената тайна при водене на кореспонденцията. Той следи за спазване
на режима за правилното съхранение и архивиране на кореспонденцията и вътрешната
документация, предоставя достъп до тях съгласно правилата за сигурност и право на
ползване.

Деловодителят носи отговорност за опазване на повереното му имущество, правилното
водене на регистрите и картотеката за документооборота.
Деловодителят извършва трудовата си дейност в помещение, оборудвано с офис
техника. В процеса на изпълнение на трудовите дейности той осъществява връзка със
служителите на предприятието, пощенски служби, куриерски фирми и др.

Деловодителят трябва да бъде учтив, търпелив и да се отнася коректно към всички лица
при изпълнение на служебните си задължения. Той трябва да умее да работи в екип, да
проявява наблюдателност, съобразителност, способност да анализира информацията, да
я синтезира и представя, да притежава комуникативност, отговорност, етичност,
лоялност, дисциплинираност, да има бързи реакции и да проявява самоконтрол.

Умения, които ще придобиете

• познава структурата, организацията и правомощията на служителите на
предприятието;
• притежава знания и умения за планиране и отчетност на извършената работа, както и
за създаване на работни приоритети;
• познава административните процедури, свързани с организацията на
документооборота в предприятието;
• работи с офис техника – компютър, скенер, телефон, факс, копирна машина, уред за
унищожаване на документи;
• притежава знания и умения за работа с отчетни документи, свързани с изпълняваните
трудови дейности.
• познава нормативните изисквания към деловодството и архивирането на
кореспонденцията;
• умее да работи с деловодна програма;
• умее да обработва, сортира, класира, съхранява и архивира работна документация;
• притежава знания и умения за разпределяне на входящата кореспонденция според
предназначението;
• умее да организира изпращането на изходящата кореспонденция;
• познава правомощията и изискванията на държавната администрация, отговаряща за
контрол и съхранение на архивите в страната и още

Пълна информация за професията Деловодител, можете да видите тук.

Запишете се сега

Запиши своето професионално обучение сега!

Други обучения

Направи запитване